Особенности переноса данных 1С:Зарплата и Управление Персоналом (далее 1C:ЗУП) из редакции 2.5 в редакцию 3.1 на начало 2019 года
Материал данной статьи подготовлен исходя из опыта успешных проектов осуществляемых компанией "Ортикон Групп".
Для начала немного предыстории
Дело в том, что разработчик Фирма "1С" более года назад на своем сайте в разделе «1C:Обновление программ» - «Зарплата и Управление Персоналом, редакция 2.5» информировала пользователей о том, что для этой конфигурации обновления будут публиковаться только до конца марта 2018 года - Информационный выпуск №23891 от 15.12.2017.
Как известно, в конце 2018 года были опубликованы новые формы годовой отчетности, которую необходимо сдавать в ПФР и ИФНС организациям, использующим труд наемных сотрудников, а именно:
- Новые печатные формы и форматы файлов СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР и СЗВ-ИСХ согласно Постановлению Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п. Данный документ вступил в силу с 1 января 2019 года, а это означает, что сведения о стаже за 2018 г. необходимо представить в управление ПФР не позднее 1 марта 2019 года по новым формам.
- Новая печатная форма и формат файла 2-НДФЛ, в соответствии с приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Так как приказ № ММВ-7-11/566 вступил в силу с 1 января 2019 года, то отчет 2-НДФЛ за 2018 год нужно сдать в ИФНС уже по новым правилам. Срок сдачи данного отчета зависит от варианта справки по доходам, которую вы будете подавать. Отчет следует сдавать либо не позднее 1 апреля 2019 года (для варианта обычной справки с признаком «1»), либо не позднее 1 марта 2019 года (для варианта справки по доходам с признаком «2», с которых не был удержан НДФЛ). Кроме того, с 1 января 2019 года справки для выдачи работникам следует формировать по новой форме.
Большинство пользователей 1С:ЗУП в течении 2018 года успешно осуществили рекомендуемый разработчиком Фирмой "1С" переход с редакции 2.5 на редакцию 3. Однако, некоторые организации, ведущие учет в 1С:ЗУП 2.5 (в силу нехватки времени или иных причин) так и не сделали этого перехода до конца 2018 года. В результате, организации, запоздавшие с переходом на новую редакцию конфигурации 1С:ЗУП 3, столкнулись с проблемой, требующей срочного решения: как сдать годовую отчетность 2018?. Вывод очевиден: нужно срочно переходить на редакцию 3, но тут, как выяснилось, подстерегает новая проблема и о ней, а также и о предлагаемых способах её решения мы постараемся коротко изложить.
Варианты переноса
Как известно, типовая методика предложенная разработчиком Фирмой "1С" имеет 2 варианта переноса данных из 1С:ЗУП ред. 2.5 в ред. 3:
- РЕКОМЕНДОВАННЫЙ: переносятся все данные, необходимые для расчета среднего заработка, сдачи отчетности по НДФЛ и взносам в этом году, но расчет зарплаты начнется с «чистого листа» без накопившихся в прошлой системе ошибок.
- НЕРЕКОМЕНДОВАННЫЙ: переносятся все расчеты и все кадровые данные за указанный в настройках переноса период. При таком способе перехода есть риск перенести устаревшие данные и накопившиеся ошибки учета.
Разработчик описал критерии выбора варианта переноса данных в специальном материале, с которым можно ознакомиться по гиперссылке в обработке «Перенос данных из прежних программ», в соответствии с которым:
Состав переносимых данных (источник материала 1С:ИТС)
По умолчанию переносится минимальный объем информации, достаточный для начала ведения учета в новой редакции. При этом не переносится информация, которая заведомо не может быть качественно перенесена из-за различий в методике ведения учета или в структуре программ.
После переноса требуется выполнить начальную настройку программы с учетом ее новых возможностей по сравнению с прошлой редакцией. С основными отличиями редакций можно ознакомиться на сайте, с описанием всех возможностей – в документации.
На текущий момент по умолчанию предусмотрен перенос следующих данных:
- справочники: организации, подразделения, должности, сотрудники и основная связанная с ними справочная информация;
- начисления и удержания с регламентированным способом расчета (оклад, премия, исполнительные листы и т. п.);
- список позиций штатного расписания не переносится, но при необходимости может сформироваться по штатной расстановке;
- штатная расстановка на месяц начала эксплуатации;
- кадровая история сотрудников для заполнения их личных карточек (Т-2);
- данные для расчета среднего заработка: для пособий ФСС – за три предшествующих года, для отпусков и других случаев – за 15 предшествующих месяцев;
- данные учета НДФЛ и страховых взносов в году переноса (если эксплуатация начинается не с начала года);
- остатки взаиморасчетов на месяц начала эксплуатации.
Не переносятся такие данные, как:
- начисления и удержания с произвольными формулами;
- кадровая история сотрудников для формирования аналитической отчетности;
- фактические начисления и выплаты для формирования аналитической отчетности;
- сведения о займах сотрудников;
В программе предусмотрена возможность и "полного" переноса. При нем выполняется попытка переноса данных, которые не переносятся по умолчанию. Следует учитывать недостатки такого варианта переноса:
- методика расчета зарплаты и кадрового учета наследуется из прошлой программы, несмотря на усовершенствования новой;
- переносится неиспользуемая или редко используемая информация, что излишне увеличивает как время переноса, так и вероятность переноса с ошибками.
Поэтому такая возможность может быть востребована, например, для организаций с простой системой оплаты труда, с небольшим количеством сотрудников и объемом накопленных данных.
Конец цитаты (источник материала 1С:ИТС)
