Особенности переноса данных 1С:Зарплата и Управление Персоналом (далее 1C:ЗУП) из редакции 2.5 в редакцию 3.1 на начало 2019 года — различия между версиями
Gromova (обсуждение | вклад) |
Gromova (обсуждение | вклад) м (Gromova переименовал страницу [[Особенности переноса данных 1С:Зарплата и Управление Персоналом (далее 1C:ЗУП) из редакции 2.5 в редакцию 3.1 на н…) |
(нет различий)
|
Версия 15:37, 30 июля 2020
Материал данной статьи подготовлен исходя из опыта успешных проектов осуществляемых компанией "Ортикон Групп".
Для начала немного предыстории
Дело в том, что разработчик Фирма "1С" более года назад на своем сайте в разделе «1C:Обновление программ» - «Зарплата и Управление Персоналом, редакция 2.5» информировала пользователей о том, что для этой конфигурации обновления будут публиковаться только до конца марта 2018 года - Информационный выпуск №23891 от 15.12.2017.
Как известно, в конце 2018 года были опубликованы новые формы годовой отчетности, которую необходимо сдавать в ПФР и ИФНС организациям, использующим труд наемных сотрудников, а именно:
- Новые печатные формы и форматы файлов СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР и СЗВ-ИСХ согласно Постановлению Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п. Данный документ вступил в силу с 1 января 2019 года, а это означает, что сведения о стаже за 2018 г. необходимо представить в управление ПФР не позднее 1 марта 2019 года по новым формам.
- Новая печатная форма и формат файла 2-НДФЛ, в соответствии с приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Так как приказ № ММВ-7-11/566 вступил в силу с 1 января 2019 года, то отчет 2-НДФЛ за 2018 год нужно сдать в ИФНС уже по новым правилам. Срок сдачи данного отчета зависит от варианта справки по доходам, которую вы будете подавать. Отчет следует сдавать либо не позднее 1 апреля 2019 года (для варианта обычной справки с признаком «1»), либо не позднее 1 марта 2019 года (для варианта справки по доходам с признаком «2», с которых не был удержан НДФЛ). Кроме того, с 1 января 2019 года справки для выдачи работникам следует формировать по новой форме.
Большинство пользователей 1С:ЗУП в течение 2018 года успешно осуществили рекомендуемый разработчиком Фирмой "1С" переход с редакции 2.5 на редакцию 3. Однако, некоторые организации, ведущие учет в 1С:ЗУП 2.5 (в силу нехватки времени или иных причин) так и не сделали этого перехода до конца 2018 года. В результате, организации, запоздавшие с переходом на новую редакцию конфигурации 1С:ЗУП 3, столкнулись с проблемой, требующей срочного решения: как сдать годовую отчетность 2018?. Вывод очевиден: нужно срочно переходить на редакцию 3, но тут, как выяснилось, подстерегает новая проблема и о ней, а также и о предлагаемых способах её решения мы постараемся коротко изложить.
Варианты переноса
Как известно, типовая методика предложенная разработчиком Фирмой "1С" имеет 2 варианта переноса данных из 1С:ЗУП ред. 2.5 в ред. 3:
- РЕКОМЕНДОВАННЫЙ: переносятся все данные, необходимые для расчета среднего заработка, сдачи отчетности по НДФЛ и взносам в этом году, но расчет зарплаты начнется с «чистого листа» без накопившихся в прошлой системе ошибок.
- НЕРЕКОМЕНДОВАННЫЙ: переносятся все расчеты и все кадровые данные за указанный в настройках переноса период. При таком способе перехода есть риск перенести устаревшие данные и накопившиеся ошибки учета.
Разработчик описал критерии выбора варианта переноса данных в специальном материале, с которым можно ознакомиться по гиперссылке в обработке «Перенос данных из прежних программ», в соответствии с которым:
Состав переносимых данных (источник материала 1С:ИТС)
По умолчанию переносится минимальный объем информации, достаточный для начала ведения учета в новой редакции. При этом не переносится информация, которая заведомо не может быть качественно перенесена из-за различий в методике ведения учета или в структуре программ. После переноса требуется выполнить начальную настройку программы с учетом ее новых возможностей по сравнению с прошлой редакцией. С основными отличиями редакций можно ознакомиться на сайте, с описанием всех возможностей – в документации. На текущий момент по умолчанию предусмотрен перенос следующих данных:
Не переносятся такие данные, как:
В программе предусмотрена возможность и "полного" переноса. При нем выполняется попытка переноса данных, которые не переносятся по умолчанию. Следует учитывать недостатки такого варианта переноса:
Поэтому такая возможность может быть востребована, например, для организаций с простой системой оплаты труда, с небольшим количеством сотрудников и объемом накопленных данных. Конец цитаты (источник материала 1С:ИТС) |
Выводы
Таким образом, исходя из рекомендаций разработчика Фирмы "1С" (см. выше), для организаций со старым и запутанным учетом в базе-источнике 1C:ЗУП 2.5 логичнее выбрать краткий, то есть РЕКОМЕНДОВАННЫЙ способ перехода на редакцию 3.
В этом случае НЕ перенесется устаревшая и неиспользуемая информация, кроме того уменьшается количество и риск возникновения ошибок переноса учета в новой базе 1С:ЗУП 3, которые, по нашему опыту, потом бывает довольно сложно и долго искать\исправлять. Да, это так, но как тогда быть с одним существенным нюансом, заложенным в методику рекомендованного переноса данных, который означает, что при РЕКОМЕНДОВАННОМ способе перехода на редакцию 3 «в новую базу перенесутся данные учета НДФЛ и страховые взносы по году переноса». Тут мы и подбираемся к сути данного материала, а именно: это малозаметный нюанс, на который обратят внимания только опытные специалисты, означает, что в случае перехода с редакции 2.5 на редакцию 3 в начале 2019 года при РЕКОМЕНДОВАННОМ способе не перенесутся данные, необходимые для сдачи отчетности по НДФЛ и страховым взносам за 2018 год.
Какой же выход в данной ситуации?
Наши специалисты предлагают три варианта (исходя из конкретной ситуации у Пользователя, следует выбрать наиболее подходящий метод):
1. Попробовать воспользоваться НЕРЕКОМЕНДОВАННЫМ вариантом переноса, выставив в этом случае параметр «Переносить расчетные данные с = «2017» (в этом случае, с целью уменьшения количества ошибок и лишней информации, лучше переносить минимальное необходимое количество старых документов, а именно за 2 полных календарных года, предшествующих дате переноса);
2. Воспользоваться РЕКОМЕНДОВАННЫМ вариантом переноса, НО(!) выставить параметр «Месяц начала эксплуатации» = «Декабрь 2018» (по умолчанию, в данном параметре стоит месяц, соответствующий месяцу переноса данных, например, «Январь 2019»).
Если в параметре выставить «Декабрь 2018», то за декабрь данные не перенесутся, зато перенесутся все необходимые для ведения учета и сдачи отчетности данные с января 2017 года по ноябрь 2018 года включительно. Обратите внимание, что в этом случае после выполнения переноса данных пользователю придется рассчитать декабрь идентично расчету в старой базе (с целью восстановления недостающих в 2018 году данных для сдачи годовой отчетности и ведения дальнейших расчетов). Следующие за Декабрем 2018 месяцы необходимо рассчитывать уже в новой базе 1С:ЗУП 3.
3. Кроме того, возможен вариант выполнения двойного переноса данных, то есть, в этом случае следует создать 2 новых базы 1С:ЗУП 3 и выполнить в них перенос данных соответственно:
- В первую базу 1С:ЗУП 3 – полный перенос (в соответствии с п. 1). Эта база нужна только для сдачи регламентированной отчетности за 2018 год, вести в ней текущие расчеты не надо.
- Во вторую базу 1С:ЗУП 3 - сокращенный перенос по умолчанию, то есть рекомендованный способ с выставленным по умолчанию параметром «Месяц начала эксплуатации» = месяц переноса данных (например, «Январь 2019»). В этой базе следует продолжать ведение расчетов 2019 года далее.
По нашему мнению, оптимальным, с точки зрения трудозатрат и качества переноса данных является вариант, описанный в п. 2, по следующим причинам:
- при таком способе в новую базу 1С:ЗУП 3 переносится минимальное количество ошибок из старой базы 1С:ЗУП 2.5;
- у расчетчика есть повод проверить соответствие настроек новой базы с настройками старой базы (так как, в процессе воспроизведения расчетов за недостающий в переносе Декабрь 2018 г. одновременно идет выверка/корректировка настроек и параметров новой базы).
PS.: В текущей статье описаны лишь общие концепции данного вопроса. Более детально задача решается индивидуально в рамках конкретной ситуации у Пользователя. Поскольку переход 1С:ЗУП с редакции 2.5 на редакцию 3 является технически сложной задачей, требующей от исполнителя специальных знаний и опыта, то рекомендуется для её решения привлекать специалиста обладающим необходимой квалификацией.